7 najczęściej zadawanych pytań dotyczących inkaso w branży logistycznej

Wyjaśniamy, jak działa ten proces i kto ponosi koszty.

Spis treści:

1. Ile wezwań do zapłaty należy wysłać, zanim będzie można zlecić usługę inkaso?
2. Jakie zadania realizuje firma windykacyjna?
3. W jaki sposób zatrudnić firmę windykacyjną?
4. Jak przebiega proces windykacji?
5. Czego nie wolno robić firmie windykacyjnej?
6. Ile wynoszą opłaty za usługę inkaso?
7. Kto ponosi opłaty za windykację?

O ile w umowie nie ustalono inaczej, należności są wymagalne natychmiast. Mimo to zdarzają się opóźnienia w płatnościach. Powody ich wystąpienia mogą być różne, zawsze jednak prowadzą do negatywnych konsekwencji. 30 dni po upływie terminu płatności następuje niewykonanie zobowiązania. Jako wierzyciel masz wówczas możliwość podjęcia dalszych kroków i, na przykład, zatrudnienia agencji windykacyjnej w celu odzyskania swoich pieniędzy. Co powinieneś wiedzieć:

1. Ile wezwań do zapłaty należy wysłać, zanim będzie można zlecić usługę inkaso?

Zgodnie z dyrektywą UE, po upływie terminu płatności nie ma konieczności wysyłania pisma z wezwaniem do zapłaty. Można od razu zlecić sprawę do biura windykacyjnego.

Jednakże, chociaż monit nie jest już konieczny, stanowi z pewnością dobry krok w celu utrzymania relacji biznesowych, dlatego zalecane jest jego wysłanie. Brak płatności pomimo dwukrotnego upomnienia jest wyraźnym sygnałem do przekazania sprawy specjalistom z zakresu windykacji.

2. Jakie zadania realizuje firma windykacyjna?

Firma windykacyjna sprawdza fakty dotyczące danej sprawy dla obu stron i działa jako neutralny mediator. Bada przedłożone dowody i może udzielić informacji, czy wniosek jest rozstrzygający.

Ponadto, profesjonalna firma zarządzająca wierzytelnościami pomaga swoim klientom w odzyskaniu pieniędzy i przejmuje korespondencję z dłużnikiem. Ma to na celu wyjaśnienie sprawy i / lub zaspokojenie roszczeń. Jest także uprawniona do negocjowania na wniosek wierzyciela alternatywnych metod płatności.

Firma może zacząć aktywnie działać  w zakresie odzyskiwania pieniędzy. 

3. W jaki sposób zatrudnić firmę windykacyjną?

Istnieje możliwość samodzielnego zajęcia się swoimi roszczeniami. Firma TIMOCOM napisała o tym artykuł, który zawiera trzy wskazówki dotyczące zarządzania wierzytelnościami. Obejmuje to również samodzielny kontakt z klientem i przypomnienie mu o obowiązku zapłaty. Zasadne jednak jest skontaktowanie się z kimś, kto ma doświadczenie, a jeszcze lepiej, jeśli dodatkowo specjalizuje się w tej branży. Przy dokonywaniu wyboru firmy z branży TSL powinny zwracać uwagę na właściwe informacje. W większości przypadków zlecenie inkasa można łatwo złożyć listownie lub za pomocą formularza online. Aby firma windykacyjna mogła wykonywać swoją pracę, należy przedłożyć dokumenty potwierdzające roszczenia, to znaczy faktury, które nie zostały zapłacone, umowę frachtu itp. Jeśli te dokumenty zostały złożone, klient musi jeszcze potwierdzić, że zleca usługę inkaso. Dzięki temu zespół windykacyjny może rozpocząć profesjonalne zarządzanie należnościami.

4. Jak przebiega proces windykacji?

Po złożeniu potwierdzenia zamówienia i wszystkich koniecznych dokumentów, zespół inkaso dokona przeglądu sprawy.

Sprawdzi poprawność dokumentacji. Zweryfikuje, czy termin płatności faktycznie został przekroczony o 30 dni, czy złożono wniosek o odszkodowanie i czy faktura rzeczywiście nie została opłacona. Firma windykacyjna sprawdza dokumenty w celu stwierdzenia, czy wierzytelność jest bezsporna i legalna.

Następnie firma kontaktuje się z dłużnikiem. Dłużnik ma możliwość skomentowania faktów i zajęcia stanowiska w sprawie. Może on potwierdzić lub odrzucić roszczenie i przedłożyć swoje dokumenty. W ramach korespondencji można również uzgodnić np. płatności ratalne lub częściowe.

5. Czego nie wolno robić firmie windykacyjnej?

Firma windykacyjna nie może działać jak organ władzy, tj. skazać kogoś na coś ani żądać bezpośredniej zapłaty od samego dłużnika. Może on wnioskować do dłużnika o zapłatę, jeśli roszczenie jest bezsporne. W takim przypadku dłużnik musi zapłacić wierzycielowi zaległe zobowiązania.

Firma windykacyjna nie ma zatem żadnych innych praw niż początkowy wierzyciel. Działa ona jedynie jako usługodawca i przejmuje korespondencję z dłużnikiem. I chociaż posiada teoretyczną wiedzę prawniczą w celu fachowego komunikowania się, to jednak nie jest radcą prawnym.  Jeśli sprawa musi być rozpatrzona w sądzie, wynajęcie firmy windykacyjnej nie jest zasadne.

6. Ile wynoszą opłaty za usługę windykacyjną?

Jeśli firma logistyczna zdecyduje się skorzystać z profesjonalnego zarządzania należnościami, wysokość kosztów jest ograniczona. Są one ściśle określone w niemieckiej ustawie o wynagrodzeniach prawników (RVG), a podstawą ich obliczenia jest zawsze kwota roszczenia. 

Klienci Międzynarodowego Serwisu Inkaso TIMOCOM mogą łatwo obliczyć opłaty za inkaso, korzystając z kalkulatora online: https://www.timocom.pl/serwis/miedzynarodowe-inkaso-timocom. 

7. Kto ponosi opłaty za windykację?

Istnieje wiele przyczyn niezapłaconych rachunków, ale zalegający z płatnościami płatnicy powinni wiedzieć, że powodują one kłopoty i wydatki. Na przykład pisanie i wysyłanie przypomnień może być obciążeniem administracyjnym i finansowym. Wierzyciel może żądać od dłużnika pełnego zwrotu kosztów poniesionych wydatków.

Dyrektywa UE ustanawia jasne prawa i obowiązki dotyczące tego, co należy zrobić, jeśli faktura nie zostanie zapłacona. Szczegóły prawne dotyczące zwrotu kosztów przygotowaliśmy w tym artykule. Jest to szczególnie ważne w takiej międzynarodowej branży jaką jest logistyka.

Podsumowanie:

Oczywiście należy opłacać nieuregulowane faktury, zwłaszcza że relacje biznesowe oparte są na zaufaniu. Jeśli tak się nie dzieje, ważne jest, aby znać swoje prawa i możliwości. Zlecenie windykacji to pomocny sposób, jeśli chcesz powierzyć zarządzanie należnościami w ręce ekspertów.

W branży transportowej i logistycznej odzyskiwanie zaległych płatności stanowi wyzwanie ze względu na międzynarodowy i wielojęzyczny charakter wszystkich podmiotów. Międzynarodowy serwis inkaso firmy TIMOCOM wyspecjalizował się we wspieraniu swoich klientów w całej Europie. Działa jako neutralny mediator w 27 językach i pomaga w postępowaniu z płatnikami zalegającymi z płatnościami.

Dowiedz się więcej

To może Cię zainteresować:

Krótkie wyjaśnienie Twoich praw i obowiązków w przypadku opóźnień w płatnościach.

Co robić, jeśli klient nie płaci?