Co robić w przypadku zaległych wierzytelności?

Krótkie wyjaśnienie Twoich praw i obowiązków w przypadku opóźnień w płatnościach.

Dyrektywy funkcjonują w systemie prawnym UE w taki sposób, że zobowiązują państwa członkowskie do stosowania zawartych w nich przepisów w regulacjach krajowych. Oznacza to, że zalecenia UE należy również zastosować lub zmienić w prawie w Polsce, Niemczech, Włoszech, Hiszpanii itp. Zapewni to jednolitą sytuację prawną dla wszystkich obywateli Unii Europejskiej.

Sytuacja prawna określona w dyrektywie 2011/7/UE obowiązująca we wszystkich państwach członkowskich jasno określa prawa i obowiązki w przypadku, gdy faktura nie została opłacona. Jest to szczególnie ważne dla branż o międzynarodowym charakterze, takich jak logistyka. Ułatwia bowiem codzienną pracę zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy.

Dla wierzycieli i dłużników oznacza to, co następuje:

O ile w umowie nie ustalono inaczej, należności są wymagalne natychmiast. Płatności należy dokonać w terminie, w przeciwnym razie po 30 dniach wystąpi zaległość. Wcześniej zdarzało się, że w transporcie i logistyce ustalano dłuższy termin płatności. Obecnie terminy dłuższe niż 60 dni są dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach i muszą być jasno określone w umowie.

Wierzyciel ma prawo żądać od dłużnika zwrotu nakładu i kosztów związanych z odzyskaniem pieniędzy. Może się to odbyć poprzez wysłanie monitu, kontakt ze strony adwokata, który został włączony do sprawy, lub poprzez serwis inkaso. Dla Ciebie jako wierzyciela oznacza to, że możesz  przenieść na dłużnika opłatę windykacyjną. Dodatkowe wydatki ponoszone przez wierzyciela obejmują koszty administracyjne i wewnętrzne. Dłużnik może również zostać obciążony kwotą ryczałtową w wysokości 40 euro. Jeśli tak się stanie, tzn. jeśli zostanie naliczona zryczałtowana stawka w wysokości 40 euro, wszystkie koszty (monit/inkaso/adwokat) muszą zostać rozliczone z jej uwzględnieniem.

Wierzyciel może żądać dodatkowych odsetek za zwłokę. Zgodnie z dyrektywą UE jest to dziewięć procent powyżej stopy bazowej, którą obciążany jest dłużnik. W przypadku opóźnienia płatności może to oznaczać dodatkowe odsetki oprócz kosztów wynikających z faktury. Ta zasada dotyczy jednak wyłącznie transakcji pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami. Jeśli faktura jest adresowana do osoby prywatnej, nie ma ona zastosowania.

Aby powyższe zapisy były ważne, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• Niniejsze przepisy dotyczą zakupu towarów i usług. W przypadku pojawienia się kosztów, które nie zostały wcześniej uzgodnione w umowie, dyrektywa UE nie ma zastosowania. Jeśli np. podczas transportu wystąpiły uszkodzenia, które powinny być zrekompensowane, to nie jest to już rzeczywista usługa transportowa.

Przykład 1. Kierowca pojazdu ciężarowego podczas podjazdu na rampę załadunkową powoduje uszkodzenie budynku. Odbiorca towaru chce otrzymać zwrot pieniędzy i wystawia fakturę. Kierowca jednak nie zgadza się z tym stanowiskiem i początkowo nie chce uregulować rachunku. W naszym przykładzie jest więc dłużnikiem. Dochodzi do kłótni. Wierzyciel uważa, że ma rację i korzysta z usługi inkaso. W tym przypadku ewentualne koszty inkaso nie mogą być zwrócone.

Przykład 2. Dział księgowości nieprawidłowo zaksięgował fakturę i opłacił ją dwukrotnie. Wierzyciel chce, aby zdublowana płatność została zwrócona. Tak się jednak nie dzieje. Zostaje założone zlecenie inkaso w celu ściągnięcia nadwyżki płatności. Również w tym przypadku nie można domagać się zwrotu kosztów inkaso, ponieważ nie była to pierwotna usługa. 

• Upłynął uzgodniony termin płatności. Zwłoka w płatnościach musi zaistnieć, a Ty musisz być w stanie wykazać, że nie otrzymałeś pieniędzy po 30 dniach kalendarzowych. Dopiero wtedy można podjąć dalsze kroki i np. zlecić usługę inkaso.Monit lub podobne wezwanie do zapłaty nie jest już konieczne, ale z pewnością może być przydatne. Jeśli w przeciągu 30 dni faktura nie zostanie opłacona, wysyłanie upomnienia do klienta zalegającego z płatnościami nie jest już obligatoryjne. Teraz wierzyciel może zlecić sprawę prawnikowi lub złożyć zlecenie inkaso.

• Dłużnik musi mieć siedzibę na terenie UE. Jeśli siedziba firmy znajduje się poza Unią Europejską i dojdzie do sporu, można oczywiście zlecić jej windykację, jednak dłużnik nie może już domagać się za to zwrotu kosztów.

Dyrektywa UE daje dokładne wytyczne i wyjaśnia, co jest dozwolone w biznesie, co należy robić, a czego nie. Stworzono jasne zasady, "by zniechęcić do przekraczania terminów płatności",  jak mówi tekst ustawy. Prawdopodobnie najważniejszym aspektem tej dyrektywy jest to, że wierzyciele mają prawo do pozasądowego dochodzenia odszkodowania za szkody spowodowane opóźnieniem w płatnościach. Ważne jest także to, że istnieje górna granica 60 dni na uregulowanie należności. Otrzymane faktury należy opłacać szybciej - taki jest cel.

Jeśli tak się nie stanie, możesz szukać profesjonalnej pomocy. Firma TIMOCOM poprzez swoją usługę inkaso pomaga w postępowaniu z nieterminowymi płatnikami i w razie potrzeby działa jako neutralny mediator. „W większości przypadków to trudności komunikacyjne między stronami prowadzą do nieporozumień” - mówi Alexander Oebel, prawnik firmy TIMOCOM. Neutralny organ może prowadzić mediację, aby spory między partnerami biznesowymi można było wyjaśnić i by mogli oni w przyszłości ponownie współpracować w możliwie najlepszy sposób.

Dowiedz się więcej

To może Cię zainteresować:

Jak założyć sprawę inkaso w TIMOCOM?

Co zrobić, gdy klient nie płaci?