System TIMOCOM: żeby transport nie stał się placem budowy

Jak firma WEMAS Absperrtechnik GmbH cyfrowo przyspiesza zlecenia transportowe

Jako lider na rynku zintegrowanych, certyfikowanych rozwiązań technik zabezpieczania dróg, WEMAS wykorzystuje System Smart Logistics TIMOCOM. W ciągu 8 miesięcy firma, dzięki aplikacji TC Transport Order®, była w stanie powierzyć 2.221 zleceń 855 różnym zleceniobiorcom. Do tego momentu WEMAS była obsługiwana przez spedycję – jednak firma nie była zadowolona z ich pracy, dlatego kierownik logistyki, Stefan Watzlawek podjął decyzję o korzystaniu z TIMOCOM.

"Cyfrowa realizacja zleceń oferuje nam dwie podstawowe korzyści", mówi Watzlawek. Digitalizacja spowodowała, że przedsiębiorstwo stało się bardziej konkurencyjne i wolne od zbędnych ilości papieru. "Dzięki aplikacji od TIMOCOM jesteśmy znacznie szybsi w składaniu i realizacji naszych zleceń transportowych", opisuje Watzlawek jedną z korzyści. Decydująca jest jednak funkcja archiwizacji zleceń transportowych.

"Ponadto cieszylibyśmy się z funkcji, która umożliwiłaby nam przyporządkowanie rachunków i dowodów realizacji do danego zlecenia transportowego", tak brzmi jego prośba do działu IT TIMOCOM. "W ramach corocznego audytu wszystkie informacje znajdowałyby się w jednym centralnym miejscu – oszczędza to czas i stanowi dla nas absolutną wartość dodaną."– dodaje z nadzieją Watzlawek. Jednak dzięki możliwości archiwizacji przewracanie segregatorów z dokumentami już teraz należy do przeszłości.

Zintegrowana w Systemie cyfrowa realizacja zleceń zapewnia znacznie większą wydajność. Korzystanie z tej aplikacji minimalizuje wysiłek organizacyjny i poszukiwawczy. Ponadto ma tę zaletę, że do realizacji zleceń nie jest konieczny żaden podsystem a ponad 127.000 użytkowników TIMOCOM nie może pominąć żadnych ważnych informacji dotyczących zlecenia transportowego ze względu na obowiązkowe pola do wypełnienia.

Podczas coachingu w swojej firmie Stefan Watzlawek i jego koledzy mogli poznać pozostałe funkcje w obrębie TC Transport Order®. I tak jeden z jego kolegów, Döring, nie znał indeksu firm: "Dzięki niemu mogę na przykład znaleźć przewoźników z pojazdami, którzy mają wózek widłowy." Był również entuzjastycznie nastawiony do wyszukiwania powierzchni magazynowych: od razu znalazł dziesięć odpowiednich przestrzeni. Szkolenie cieszyło się również zainteresowaniem w dwóch innych tematach: monitorowanie zleceń, w celu ograniczenia konieczności komunikacji ze zleceniobiorcą podczas transportu i przydzielanie regularnych zleceń. Dzięki przetargom znaleziono pięciu przewoźników, którzy w przyszłości będą mogli uczestniczyć w regularnych przetargach. Do przydzielania ofert i zapytywania przewoźników o ceny będzie używany odpowiedni klucz adresów e-mail.

Döring miał trzy pytania do zespołu coachingowego: po pierwsze, przewoźnicy często pytają poprzez e-mail o NIP WEMASmożna go łatwo wprowadzić dodając go do profilu. "Ponieważ słyszeliśmy to już od niektórych klientów, planujemy podawać numer NIP zleceniobiorcy obok nazwy firmy w protokole umowy", mówi zespół coaching TIMOCOM. Po drugie temat zakazów jazdy jest obecny w codziennej pracy w WEMAS, więc zespół mógł odwołać się bezpośrednio do międzynarodowych zakazów ruchu dla pojazdów ciężarowych znajdujących się w TruckBan TIMOCOM. I po trzecie Döring ma nadzieję, że będzie możliwość wprowadzenia adresu do wysyłki w indeksie firm, by wykorzystać go w formularzu zlecenia.

W czasie nawału zamówień w przyszłości Döring będzie w stanie zaoszczędzić pół godziny dziennie, gdy tylko interfejs pomiędzy Navision – programem, w którym zlecenia są rejestrowane w Wemas – a TC Transport Order® zostanie skonfigurowany. Następnie jednym kliknięciem zlecenie transportowe przekształci się w ofertę frachtu.

Więcej informacji o WEMAS znajduje się na www.wemas.de.