Jak w trudnym czasie pozyskiwać zlecenia i optymalizować działalność firmy transportowej?

„Rynek teraz zwolnił, część firm jest pozamykana. Ludzie ostrożniej inwestują, bo nie wiedzą, co się będzie dalej działo, ale mamy zlecenia, mamy cały czas co robić, z czym i dokąd jeździć” – Rafał Bienia, EVA-TRANS sp. z o.o.

Czy kierowca ciężarówki może mieć wpływ na świeżość frytek?

EVA TRANS działa od 3 lat, w tym czasie pozyskała już stałych i sprawdzonych kontrahentów. Nie byłoby to możliwe bez siostry właściciela, pani Ewy, będącej jednocześnie jego prawą ręką. To właśnie od jej imienia pochodzi nazwa firmy.  Flota spółki, zatrudniającej na co dzień 12 osób, składa się z 7 samochodów z windami oraz autolawety. Ma to ścisły związek z rodzajem najczęściej wykonywanych zleceń. Firma oferuje bowiem pomoc drogową, współorganizuje wycieczki motocyklowe do najpiękniejszych regionów Europy, dostarcza dystrybutory paliw oraz urządzenia gastronomiczne dla restauracji i hoteli – głównie na terenie Niemiec, Austrii i Holandii. Ze względu na rodzaj ładunków kierowców obowiązują określone procedury:

- Kuchnie specjalistyczne mają zwykle określony czas eksploatacji. Po jego upływie maszyna automatycznie się wyłącza. Obsługa czyści ją i przygotowuje do transportu. My przywozimy nową, sami ją wyładowujemy i podłączamy. Instalacja przebiega błyskawicznie. Zużyty sprzęt zabieramy do utylizacji bądź do lokalizacji wskazanej przez naszego klienta. - tłumaczy właściciel firmy.

Rafał Bienia dużą wagę przywiązuje do profesjonalizmu swoich usług, toteż dba, by jego pracownicy byli dobrze przeszkoleni i godni zaufania. Producent, z którym na co dzień współpracuje, obsługuje znane sieci restauracji i stacji paliw, gdzie przestrzeganie narzuconych norm jest warunkiem koniecznym.

Jak połączyć pracę w firmie transportowej z hobby?

Główny obszar działalności firmy stanowi jednak nie transport kuchni czy dystrybutorów paliw, a współorganizacja wycieczek motocyklowych. Rafał Bienia jest zapalonym motocyklistą, więc taka praca pozwala mu na realizację życiowej pasji.

- Zajmujemy się transportem oraz pomocą techniczną na trasie, kiedy ktoś się wywróci albo uszkodzi pojazd. O ile taka osoba nie odniosła poważniejszych obrażeń, zawozimy ją do szpitala lub hotelu, pomagamy w organizacji leczenia albo uzyskaniu odszkodowania. Zabieramy też uszkodzony motocykl. Jeśli uczestnik może kontynuować jazdę, podstawiamy mu zastępczy. Nasi kierowcy i ja wozimy swoje motocykle, dzięki czemu także korzystamy z uroków miejsc, do których jeździmy – chociaż oczywiście nie zapuszczamy się tak daleko jak klienci, żeby w razie potrzeby być do ich dyspozycji – opowiada.

Właściciel zdradza także inną korzyść z takiego typu działalności: czasem przewozi modele motocykli, które dopiero będą miały swoją premierę, dlatego obcuje z nimi jako jedna z pierwszych osób na świecie. 

Przestój na rynku nie musi oznaczać bierności 

Obecna sytuacja na świecie sprawiła, że niemal wszystkie zaplanowane wyprawy motocyklowe zostały odwołane. Nie pracują hotele i restauracje w wielu europejskich państwach. Mniejszy ruch na drogach skutkuje mniejszą liczbą wypadków, a więc spadkiem zapotrzebowania na autopomoc. Spowolnienie rynku nie oznacza jednak dla EVA TRANS braku pracy. 

- Rynek teraz zwolnił, część firm jest pozamykana. Ludzie ostrożniej inwestują, bo nie wiedzą, co się będzie dalej działo, ale mamy zlecenia, mamy cały czas co robić, z czym i dokąd jeździć – zapewnia Rafał Bienia.

Wpływa na to fakt, że wiele zagranicznych hoteli i restauracji dzięki finansowemu wsparciu państwa wykorzystuje obecny przestój na wymianę sprzętu. Główny klient EVA-TRANS obniżył teraz ceny swoich produktów, żeby dodatkowo zachęcić nabywców. To wszystko sprzyja utrzymaniu zapotrzebowania na urządzenia gastronomiczne.

Nawet gdy zleceń jest mniej, przewoźnik nie próżnuje. Dopieszcza wtedy swoje samochody: wymienia płyny i części eksploatacyjne, żeby cała flota była gotowa działać na pełnych obrotach, kiedy sytuacja na rynku wróci do normy.

 
Jak pozyskiwać zlecenia, kiedy restauracje są zamknięte, a wycieczki odwołane?

Zastój w branży turystycznej i gastronomicznej to realne zagrożenie dla współpracujących z tymi sektorami firm transportowych. Dlatego ważne jest natychmiastowe i odpowiednie reagowanie na wahania rynkowe oraz zmieniające się przepisy. Kluczowe znaczenie ma przy tym dbałość o bezpieczeństwo – zarówno fizyczne, jak i finansowe. Pracownicy EVA TRANS zostali wyposażeni w maseczki, rękawiczki i środki do dezynfekcji. Kierowcy na co dzień korzystają z aplikacji mobilnej, która pozwala optymalizować trasy i ułatwia bezkontaktowe dostawy towaru. Konieczne okazało się także wprowadzenie kilku zmian organizacyjnych:

- Zrezygnowaliśmy z papierowej dokumentacji i z podpisów klientów na ekranach naszych smartfonów. – wyjaśnia Rafał Bienia – Po wcześniejszych ustaleniach odbiorca przy dostawie pokazuje kierowcy swój dowód, ten spisuje z niego dane i sam się podpisuje. Dzięki temu klient nawet nie musi wychodzić na zewnątrz, bo dostarczamy mu towar pod drzwi, a okazanie dokumentu tożsamości może odbyć się choćby przez okno.

Optymalizacja kosztów działalności firmy transportowej, zwłaszcza przy zmniejszonej liczbie zleceń, jest na wagę złota. Trzeba jednak przeprowadzić ją tak, żeby nie odbiła się negatywnie na jakości wykonywanych usług.

 - Jeżeli klient wymaga ode mnie czegoś, a ja tego nie zrobię na 101% swoich możliwości, to nie mogę wymagać od niego pieniędzy – deklaruje właściciel EVA TRANS.

Redukcji kosztów sprzyjają stosowane w firmie narzędzia z zakresu IT. 

- Kiedy kierowca zjeżdża do Polski albo do bazy w Niemczech, to korzystamy z giełdy transportowej. Sami nie mamy tak bogatego portfela klientów, żeby z każdego miejsca w Europie znaleźć fracht w każdym kierunku, w którym chcemy – przyznaje Rafał Bienia – a dzięki giełdzie unikamy powrotów „na pusto”. Platforma pozwala nam nawet teraz pozyskiwać nowe zlecenia.

Innym rozwiązaniem, które realnie przyczyniło się do ograniczenia kosztów działalności firmy, stała się cyfryzacja komunikacji i związanego z nią obiegu dokumentów. Ponad 90% zleceń EVA TRANS obsługuje wyłącznie elektronicznie: cała korespondencja odbywa się mailowo, co nie tylko nie generuje dodatkowych wydatków, ale także przyspiesza pracę i zwiększa bezpieczeństwo zawieranych transakcji. Rafał Bienia mówi po angielsku i niemiecku, dzięki czemu łatwo mu się porozumieć z większością zagranicznych kontrahentów. 

Jaka przyszłość czeka firmę transportową po stabilizacji rynku?

Dzięki swoim działaniom EVA TRANS otrzymuje zlecenia i może realizować transport nawet w tak trudnym czasie, dlatego też Rafał Bienia optymistycznie patrzy w przyszłość. O swoich klientach – miłośnikach motocykli – mówi, że w ich żyłach płynie olej silnikowy, dlatego zapewne znów ruszą z nim w trasę, kiedy tylko będzie taka możliwość. Sam zresztą czeka na okazję, żeby wsiąść na motocykl i wyruszyć na południe Europy. Tymczasem jednak wykorzystuje sytuację, umacniając relacje biznesowe i zdobywając kolejne zlecenia dzięki wypracowanym przez siebie metodom i stosowanym narzędziom IT. Przy okazji podkreśla, że już teraz zaprasza wszystkich wielbicieli wypraw motocyklowych na wspólne wyjazdy.