Impressum

I. Informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych

Grupa TIMOCOM, realizując obowiązki wynikające z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024.928), ustaliła politykę zgłaszania nieprawidłowości wewnętrznych, aby zapewnić przestrzeganie wysokich standardów etyki biznesowej oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

II. Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

1. Przedmiot zgłoszenia wewnętrznego

Przedmiotem zgłoszenia mogą być przypadki naruszenia prawa z wyłączeniem obszaru prawa pracy, zgodnie z zakresem wskazanym w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Naruszeniem, które może zgłosić Sygnalista jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące w szczególności: korupcji, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. Szczegółowy zakres spraw objętych możliwością zgłoszenia reguluje powyższa ustawa.

2. Treść zgłoszenia wewnętrznego

Zgłoszenie powinno możliwie jak najpełniej przedstawiać całość zdarzeń i okoliczności.

Rekomendujemy zamieszczenie w zgłoszeniu poniższych informacji, według najlepszej

wiedzy sygnalisty:

a) gdzie miało miejsce naruszenie,

b) kogo dotyczy zgłoszenie,

c) kiedy się rozpoczęło/jak długo trwa naruszenie,

d) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia,

e) jaka jest relacja sygnalisty z TIMOCOM,

f) szacowana kwota ewentualnej straty,

g) wszelkie dowody i informacje, które mogą być przydatne do weryfikacji naruszenia

3. Forma dokonania zgłoszenia

Zgłoszenia można dokonywać elektronicznie – na adres: sygnalisci@timocom.com lub poczty tradycyjnej.

Osobiście – w trakcie bezpośredniego spotkania z rzecznikiem ds. zgłaszania nieprawidłowości rozpatrującym zgłoszenie. 

Zgłoszenia anonimowe będą rozpatrywane, jeśli przekazane w nich informacje będą wiarygodne i wystarczające do przeprowadzenia dochodzenia wewnętrznego.

4. Zgłoszenia, rejestr zgłoszeń wewnętrznych i postępowanie wyjaśniające

Rzecznik ds. zgłaszania nieprawidłowości prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

Potwierdzi on przyjęcie zgłoszenia o nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia jego dokonania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

Rzecznik dokona weryfikacji zgłoszenia oraz powiadomi Zarząd o okolicznościach sprawy. 

Zespół ds. zgłoszeń sygnalnych powołany przez Zarząd przeprowadzi dochodzenie wewnętrze oraz przedstawi raport na podstawie którego zostanie podjęta ostateczna decyzja w sprawie podjęcia działań następczych. 

Informacja na temat planowanych lub podjętych działań zostanie przekazana Sygnaliście w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przejęcia zgłoszenia nieprawidłowości. 

5. Ochrona sygnalistów

Sygnaliści dokonujący zgłoszeń w dobrej wierze są objęci ochroną zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Dokonanie zgłoszenia ze świadomością, że do naruszenia nie doszło, może być przestępstwem zagrożonym karą pozbawienia wolności do lat 2, zgodnie z art. 57 ustawy.

6. Ochrona danych osobowych

Po otrzymaniu zgłoszenia TIMOCOM przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Dane osobowe nieistotne dla sprawy nie są zbierane, a wszelkie przypadkowo zebrane są usuwane niezwłocznie, maksymalnie w ciągu 14 dni od ich identyfikacji jako zbędnych.

7. Zmiany Polityki Zgłaszania Nieprawidłowości

Polityka podlega regularnym aktualizacjom w związku ze zmianami prawnymi i organizacyjnymi.

Dziękujemy za współpracę w utrzymaniu najwyższych standardów etycznych w TIMOCOM. Zachęcamy do zgłaszania wszelkich podejrzeń lub naruszeń, które mogłyby zaszkodzić naszej organizacji, przyczyniając się do poprawy standardów etycznych TIMOCOM.